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La dematerializzazione documentale: in cosa consiste

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La dematerializzazione documentale: in cosa consiste

Con il termine dematerializzazione documentale si vuole indicare il processo, sempre più diffuso e anche auspicato da molti esperti, della gestione dei documenti delle aziende per via informatica. Col termine dematerializzazione quindi si intende che sono sempre di meno i documenti presenti in via cartacea, mentre si predilige la forma digitale ed informatica degli stessi.
 
Il perché di questa tendenza è presto detto: i documenti cartacei richiedono un grande spazio che invece può essere esponenzialmente ridotto nel caso dell'archivio digitale. Ricercare documenti sul computer è molto più veloce e semplice che non cercarli nei classici archivi, e inoltre vi è più certezza giuridica nella conservazione dei documenti digitali. Ecco perché la dematerializzazione documentale è sempre più diffusa ed accettata anche dalle aziende di piccole dimensioni. Inoltre la vigente normativa incoraggia la dematerializzazione documentale, riconoscendole pieno valore giuridico e probatorio. La dematerializzazione documentale consente anche di risparmiare sui documenti, in maniera diretta ed indiretta.  

Per dematerializzazione documentale, quindi, si intende il complesso delle operazioni che è volto a diminuire la presenza cartacea dei documenti con valore legale e fiscale incentivando invece la trasposizione degli stessi, per mezzo di appositi programmi informatici anche standardizzati a livello internazionale, sui database informatici dell'azienda.  

Non solo: per dematerializzazione documentale si intende anche la conservazione e l'organizzazione dei documenti a livello informatico e la gestione degli archivi. Questo procedimento permette anche di snellire l'attività della Pubblica Amministrazione e di regolare in maniera più veloce, e più intuitiva, tutti i documenti.  

Per fare ciò si utilizzano diversi programmi, il cui costo complessivo non è irrisorio ma che potrebbero dimostrarsi molto vantaggiosi, un vero e proprio investimento in termini di risparmio di tempo e denaro, con il passare degli anni.  

La dematerializzazione documentale incontra ben pochi vincoli giuridici, a testimonianza di quanto l'autorità pubblica veda favorevolmente questa nuova pratica dell'era digitale. C'è infatti il principio di libertà di forma che, a parte poche eccezioni, vige anche nel nostro ordinamento per quanto riguarda l'archiviazione digitale conseguente alla dematerializzazione documentale.