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Business intelligence: perché è così importante?

Si sente parlare di Business Intelligence sempre più spesso non solo da grandi aziende, ma anche da aziende medio - piccole che hanno deciso di intraprendere un miglioramento sostanziale nella gestione e nello scambio di documenti. Oggi la gestione dei documenti è un fattori di vitale interesse per le aziende, che, se non aggiornate con software e sistemi gestionali all’avanguardia, devono fare i conti con numeri eclatanti di tempo e soldi sprecati in questa pratica così basilare.
Alcuni studi (PricewaterhouseCooper) hanno rilevato che ogni anno un’azienda spende in media 140 € per archiviare ogni documento e cercare quelli mal riposti e oltre 400 ore per cercare i documenti persi e ricrearne di nuovi in sostituzione di quelli smarriti. Numeri, questi, che fanno capire quanto sia importante investire sulla gestione documentale attraverso software che catalogano, indicizzano ed elaborano n forma virtuale tutti i documenti necessari per i processi aziendali.
Scopriamo, nello specifico, cos’è la Business Intelligence e in che modo può aiutare un’azienda ad essere sempre competitiva sul mercato.

Cos’è la Business Intelligence (BI)?

La Business Intelligence è un processo guidato dalla tecnologia per l’analisi e l’elaborazione dei dati, utili per dare un concreto ausilio a dirigenti, manager ed altri operatori aziendali per prendere decisioni basate sull’analisi dei dati, finalizzate ad accrescere la produttività dell’azienda, la sua visibilità sul mercato e ad acquisire una maggiore fiducia da parte della clientela.
La Business Intelligence offre una molteplicità di strumenti, applicazioni e metodologie per raccogliere i dati da fonti interne ed esterne, che cambiano interfaccia in relazione al tipo di azienda che intende utilizzare questa tecnologia. Lo scopo della BI è raccogliere in modo ordinato e leggibile i documenti (seguendo una classificazione gerarchica temporale e causale), elaborarli (evidenziando i punti critici, i risultati in negativo in base al trend calcolato) e dare al reparto dirigenziale uno strumento fondamentale per decidere i comparti su cui investire o tagliare, per aumentare la produttività dell’intero processo aziendale e ridurre le perdite inutili.

Sono quattro i punti fondamentali su cui la BI si basa:

La tecnologia BI include, in particolare, software per la progettazione di grafici e infografici, dashboard di presentazione, al fine di rendere intuitiva e facilitata la lettura e la comprensione dei dati di business. La BI può includere anche programmi che analizzino in maniera ancora più approfondita i dati, come l’analisi predittiva, l’analisi statistica, l’analisi dei testi, dei big data ecc. E’ per tale motivo che si è dato il nome di Business Intelligence.

In che modo la Business Intelligence da ausilio all’azienda?

Il grande potenziale della BI è quello di fornire all'azienda dei dati concreti, completi e affidabili su cui poter basare le scelte future legate ai processi produttivi. Il sistema tradizionale di gestione dei documenti cartacei non consente di avere una visione d’insieme sul quadro dei dati archiviati, mentre la BI consente di avere un quadro “parlante” dei dati, cioè un insieme informazioni che, archiviate in modo intelligente dal software, elaborate attraverso algoritmi specifici, forniscono all'azienda input concreti e leggibili per facilitare ogni fase di gestione, da quella dell’archiviazione, della consultazione fino a quella decisionale.